Charte de confidentialité RH

Table des matières

1. Politique de confidentialité Candidats RH.

1.1 Quel est l’usage de vos données personnelles ?

1.2 Qui accède à vos données personnelles ?

1.3 Comment sécurisons-nous vos données personnelles ?

1.4 Quels sont vos droits sur vos données personnelles ?

ANNEXE 1 : DESCRIPTION DU TRAITEMENT

1. Politique de confidentialité Candidats RH

LEMANIS SA (ci-après dénommé “Nous”) s’engage en faveur de la protection des données personnelles et de la vie privée de ses candidats RH. A ce titre, et en application du Règlement Général de Protection des Données (ci-après dénommé “RGPD”) et de la LPD (Loi de Protection des Données Suisse), nous vous communiquons ci-après les conditions dans lesquelles vos données personnelles sont appelées à être traitées par nos soins.

Cette Charte est amenée à évoluer : nous vous invitons donc à la consulter régulièrement. Elle peut également être demandée aux coordonnées figurant plus bas.

LEMANIS SA

Service administratif
Chemin de la Gravière 3
1225 Chêne-Bourg
(non ouvert au public)

N° registre du commerce : CH-660.0.814.017-2

1.1 Quel est l’usage de vos données personnelles ?

Nous traitons vos données personnelles pour des objectifs licites, légitimes et explicites : Chaque usage de données personnelles est fondé sur une base de licéité reconnue par le RGPD et la LPD. Nous ne traitons que les données personnelles nécessaires pour atteindre lesdits objectifs.

Nous ne conservons vos données personnelles que le temps nécessaire pour atteindre les finalités qui en ont justifié la collecte.

Cf Annexe 1 pour plus de détail

1.2 Qui accède à vos données personnelles ?

Au vu de la finalité de chaque traitement, nous permettons le traitement de vos données personnelles :

• à des services internes « ayant à en connaitre » de par leur fonction;
• à des prestataires sous-traitants sélectionnés par ses soins pour réaliser tout ou partie des traitements indiqués.

A titre exceptionnel, certaines des entités citées préalablement peuvent être situées hors Union européenne / Suisse ayant accès auxdites données.  Le cas échéant, nous nous assurons que le transfert de données personnelles hors Union européenne / Suisse bénéficie des garanties de protection prévues par le RGPD et ou la LPD.

Cf Annexe 1 pour plus de détail

1.3 Comment sécurisons-nous vos données personnelles ?

Nous mettons en place toutes les mesures organisationnelles et techniques permettant d’assurer un niveau approprié de sécurité à vos données personnelles, et notamment d’éviter toute perte de confidentialité, d’intégrité ou d’accessibilité.

A titre non exhaustif, nous mettons en place les mesures suivantes :

• Encadrement et sensibilisation des salariés
• Authentification & identification des accès
• Journalisation des accès et actions
• Actions contre les vulnérabilités logicielles (Ex : Antivirus, mise à jour logicielle.)
• Sauvegarde des données personnelles
• Chiffrement des données personnelles
• Sécurisation physique de l’établissement (Vol, incendie, etc. …)

1.4 Quels sont vos droits sur vos données personnelles ?

Vous pouvez exercer les droits suivants sur vos données personnelles :

• Un droit d’accès : vous avez la possibilité de savoir si notre entreprise dispose de vos données personnelles, de connaitre les conditions de traitement et d’obtenir une copie de vos données personnelles traitées par nos soins.
• Un droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la rectification des données inexactes vous concernant. Vous avez également le droit de compléter les données incomplètes vous concernant, en fournissant une déclaration complémentaire. En cas d’exercice de ce droit, nous nous engageons à communiquer toute rectification à l’ensemble des destinataires de vos données dans la mesure du possible.
• Un droit d’effacement : dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données. Cependant, ceci n’est pas un droit absolu et nous pouvons pour des raisons légales ou légitimes conserver ces données durant un temps additionnel limité.
• Un droit à la portabilité de vos données personnelles : vous avez le droit de recevoir vos données que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, pour votre usage personnel ou pour les transmettre à un tiers de votre choix. Ce droit ne s’applique que lorsque le traitement de vos données est basé sur votre consentement, sur un contrat ou que ce traitement est effectué par des moyens automatisés. Par ailleurs, il se peut que nous refusions l’exercice de ce droit s’il nécessitait des moyens techniques jugés excessifs.
• Un droit à la limitation du traitement : dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement sur vos données.
• Un droit d’opposition au traitement : vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles pour les traitements basés sur notre intérêt légitime (ou une mission d’intérêt public). Vous devrez alors appuyer votre demande par un motif tenant à votre situation personnelle. Nous pourrons lui opposer un intérêt légitime et impérieux qui prévaudrait sur ledit motif.
• Le droit de retirer votre consentement à tout moment : vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos données lorsque le traitement est basé sur votre consentement. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.
• Le droit de donner des directives concernant le sort de vos données après votre décès.
• Le droit d’obtenir une copie ou l’endroit où les garanties liées aux transferts de données hors Union Européenne et Suisse

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter aux coordonnées figurant en préambule.

Nous donnerons suite à tout exercice de droit dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la demande.

Nous nous nous réservons le droit :

• De demander une preuve de l’identité du demandeur en cas de doute raisonnable sur cette dernière et ce afin de respecter son obligation de confidentialité,
• De prolonger le délai de réponse de deux mois, informant alors le demandeur de cette prolongation et des motifs du report dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande,
• De refuser de répondre à un exercice de droit si celui-ci était considéré comme abusif (au vu de leur nombre, de leur caractère répétitif ou systématique).

Pour tout résident de l’Union Européenne.

Si, en dépit de nos efforts et de nos engagements, vous estimiez que vos droits concernant vos données personnelles n’étaient pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés :

CNIL
3 Place de Fontenoy
TSA 80715
75334 Paris Cedex 07

ANNEXE 1 : DESCRIPTION DU TRAITEMENT